BosRental — Aplikasi Manajemen Rental Mobil & Motor
Dari menyiapkan armada sampai membaca laba bersih per unit. Disusun mengikuti urutan kerja sehari-hari, bukan urutan menu.
BAB 1Sekilas & cara masuk
BosRental mencatat seluruh siklus sewa dalam satu tempat: unit keluar, unit kembali, uang masuk, uang keluar. Yang membedakannya dari catatan di buku atau spreadsheet ada tiga hal:
- Anti bentrok. Satu unit tak bisa dipesan dua kali pada waktu yang beririsan — ditolak di tingkat basis data, bukan sekadar diingatkan.
- Bukti foto. Kondisi unit saat keluar dan kembali terekam, jadi perdebatan soal lecet berhenti pada gambar.
- Laba per unit. Bukan cuma total kas, tapi unit mana yang menghasilkan dan mana yang membebani.
Masuk ke aplikasi
Buka bosrental.id lalu pilih salah satu cara:
- Masuk dengan email Ketik alamat email Anda, tekan Kirim kode. Enam digit kode dikirim ke email itu — tempel, selesai. Tidak ada kata sandi yang perlu diingat atau bocor.
- Masuk dengan Google Satu klik, memakai akun Google yang sudah aktif di peramban Anda.
Layar utama
Setelah masuk, Anda mendarat di Dashboard. Empat kartu di atas menjawab pertanyaan yang paling sering ditanyakan pemilik rental setiap pagi: berapa unit saya, berapa yang sedang jalan, berapa yang harus kembali hari ini, dan berapa uang yang belum tertagih.
Dikelompokkan per pekerjaan: Operasional (Booking, Serah Terima, Insiden), Armada, Pelanggan, Sopir, Keuangan, dan Pengaturan. Tombol di kiri atas menciutkan menu bila layar Anda sempit.
BAB 2Persiapan awal (urutannya penting)
Setiap langkah memakai hasil langkah sebelumnya. Kalau Anda menambah kendaraan sebelum membuat paket harga, kolom tarifnya kosong dan unit itu tak bisa dipesan.
1. Data usaha & cabang
Pengaturan → Cabang & Usaha
Isi nama usaha, alamat, dan nomor telepon. Ini yang tercetak di kontrak sewa dan tampil di katalog publik, jadi tulis seperti yang Anda ingin dilihat penyewa.
2. Master harga — paket sewa
Pengaturan → Master Harga
Paket adalah satuan waktu sewa yang Anda jual. Umumnya:
| Nama paket | Durasi (jam) | Dipakai untuk |
|---|---|---|
| Harian | 24 | Sewa normal, bisa dikalikan berapa hari |
| Paket 12 Jam | 12 | Antar-jemput, acara setengah hari |
| Mingguan | 168 | Sewa panjang dengan harga lebih murah |
Paket 12 jam tidak bisa dikalikan dua. Kalau bisa, penyewa membayar dua kali harga 12 jam untuk 24 jam — biasanya lebih mahal daripada paket Harian yang ada di halaman yang sama. Untuk sewa lebih lama, arahkan ke paket harian.
3. Add-on & kategori pengeluaran
Pengaturan → Add-on — barang atau jasa tambahan yang bisa dijual bersama sewa: kursi bayi, GPS, antar-jemput bandara. Ada dua satuan: per booking (sekali saja, mis. antar-jemput) dan per paket (mengikuti lama sewa, mis. kursi bayi per hari).
Pengaturan → Kategori Pengeluaran — daftar jenis biaya: BBM, servis, cuci, parkir, gaji. Dipakai di Laporan supaya Anda tahu uang habis ke mana, bukan cuma berapa.
4. Checklist serah terima
Pengaturan → Checklist Serah Terima
Daftar yang wajib dicek petugas saat unit keluar dan kembali: ban serep, dongkrak, P3K, radio, karpet. Anda bebas menambah, mengubah, dan menghapus. Semakin spesifik daftarnya, semakin sedikit ruang berdebat nanti.
5. Aturan denda
Pengaturan → Aturan Denda
Tetapkan denda keterlambatan (per jam atau per hari) dan masa toleransi. Angka ini terhitung otomatis saat serah terima kembali, jadi petugas tak perlu menghitung manual dan tak bisa berbeda-beda antar-orang.
6. Kontrak sewa
Pengaturan → Kontrak Sewa
Tulis syarat dan ketentuan Anda sekali. Setiap booking bisa dicetak jadi kontrak siap tanda tangan, lengkap dengan data penyewa, unit, dan tarifnya.
BAB 3Armada
Armada → Kendaraan
- Tekan “Tambah kendaraan” Isi jenis (mobil/motor), plat, merek, model, tahun, warna, transmisi, dan kapasitas penumpang.
- Isi tarif per paket Kolom harga muncul satu per paket yang Anda buat di Master Harga. Unit tanpa tarif tidak akan muncul di katalog dan tak bisa dipesan.
- Lengkapi data legal Jatuh tempo pajak STNK, STNK 5 tahunan, KIR, dan asuransi. Ini yang menyalakan pengingat.
- Unggah foto Dipakai di katalog publik. Foto yang terang dan utuh menaikkan minat jauh lebih besar daripada deskripsi panjang.
Pengingat pajak, KIR, dan servis
Di daftar armada dan halaman detail, tanggal jatuh tempo berubah warna sendiri:
| Warna | Artinya | Tindakan |
|---|---|---|
| Merah tebal | Sudah lewat — tertulis “lewat 13 hari” | Unit berisiko tilang. Urus sekarang. |
| Kuning | Jatuh tempo ≤ 30 hari — tertulis “5 hari lagi” | Jadwalkan. |
| Hitam biasa | Masih lama | Tak perlu apa-apa. |
Servis berbasis kilometer
Selain tanggal, servis juga bisa dipatok pada odometer. Isi servis berikutnya (km); begitu odometer mendekati atau melewatinya, unit itu muncul di pengingat Dashboard. Odometer diperbarui otomatis setiap serah terima, jadi tak perlu dicatat terpisah.
Unit titipan (konsinyasi)
Kalau unit milik orang lain, centang Titipan lalu pilih pemiliknya dan persentase bagi hasil. Perhitungannya dibahas di Bab 11.
BAB 4Booking
Operasional → Booking
- Tekan “Buat booking”
- Pilih penyewa Cari yang sudah ada, atau buat baru langsung dari form ini.
- Pilih unit dan paket Tarifnya terisi sendiri dari Master Harga.
- Tentukan waktu mulai dan lama sewa Waktu selesai dihitung otomatis.
- Pilih skema Lepas kunci (penyewa bawa sendiri) atau dengan sopir. Motor selalu lepas kunci.
- Tambahkan add-on dan deposit bila perlu Deposit bersifat opsional dan dicatat terpisah dari pembayaran sewa.
- Simpan Tagihan terbentuk otomatis.
Aplikasi menolak menyimpan dan menyebutkan jadwal yang tabrakan. Penolakannya di tingkat basis data — bukan sekadar peringatan yang bisa ditembus, dan tetap berlaku walau dua petugas menyimpan pada detik yang sama.
Status booking
| Status | Artinya |
|---|---|
| Menunggu DP | Dibuat, uang muka belum masuk |
| Terkonfirmasi | DP diterima, unit dikunci untuk jadwal itu |
| Berjalan | Unit sudah diserahkan ke penyewa |
| Selesai | Unit sudah kembali dan diperiksa |
| Batal | Dibatalkan; jadwalnya dilepas kembali |
Perpanjangan sewa
Penyewa minta tambah hari? Buka detail booking → Perpanjang. Waktu selesai dan tagihan menyesuaikan, dan riwayat perpanjangannya tercatat — jadi tetap ketahuan berapa kali diperpanjang dan kapan.
BAB 5Serah terima
Operasional → Serah Terima
Inti dari seluruh aplikasi. Dikerjakan dua kali: saat unit keluar dan saat kembali.
Saat unit keluar
- Foto kondisi unit Ambil dari empat sisi. Inilah yang nanti menjadi pembanding.
- Catat odometer dan level BBM
- Isi checklist Tandai tiap item baik / perhatian / rusak, beri catatan bila perlu.
- Foto penyewa bersama unit (opsional) Bukti tambahan bahwa unit memang diserahkan kepada orang tersebut.
- Simpan Status booking berubah menjadi Berjalan.
Saat unit kembali
- Foto ulang kondisinya Bandingkan dengan foto saat keluar.
- Catat odometer dan BBM Selisih kilometernya langsung terlihat.
- Isi checklist kembali
- Catat kerusakan dan biayanya bila ada
- Simpan Denda keterlambatan dihitung otomatis dari Aturan Denda, lalu masuk ke tagihan.
Perdebatan “dari awal memang sudah begitu” selesai dalam hitungan detik kalau ada foto bertanggal dari kedua sisi. Tanpa itu, biasanya pemilik yang mengalah.
BAB 6Tagihan & pembayaran
Keuangan → Tagihan
Setiap booking otomatis punya satu tagihan. Isinya sewa + add-on + denda (kalau ada), dikurangi pembayaran yang sudah masuk.
Mencatat pembayaran
- Buka tagihannya
- Tekan “Catat pembayaran”
- Isi jumlah, tanggal, dan metode Tunai, transfer, atau QRIS.
- Simpan Status berubah sendiri: DP bila sebagian, Lunas bila penuh.
Deposit
Keuangan → Deposit
Uang jaminan dicatat terpisah dari pembayaran sewa, karena sifatnya dikembalikan. Saat unit kembali, potong sesuai kerusakan lalu tandai dikembalikan — sisa dan potongannya tercatat, bukan diingat-ingat.
Pengeluaran
Keuangan → Pengeluaran
Catat BBM, servis, cuci, parkir, dan biaya lain. Bisa dikaitkan ke unit tertentu — dan justru dari sinilah laba bersih per unit bisa dihitung.
BAB 7Pelanggan
Pelanggan → Daftar penyewa
Dokumen penyewa
Di halaman detail, unggah foto KTP, SIM, dan jaminan lain. Bisa dari kamera HP langsung lewat aplikasi mobile. Berkasnya tersimpan aman dan hanya bisa dibuka oleh akun usaha Anda.
Skor keandalan
Aplikasi menilai sendiri dari riwayat, tanpa Anda isi apa pun:
| Label | Dasarnya |
|---|---|
| Baru | Belum pernah menyelesaikan sewa |
| Baik | Ada riwayat selesai, tanpa masalah |
| Perhatian | Pernah telat, kena denda, atau ada kerusakan |
| Berisiko | Telat berulang, ada insiden, atau masih menunggak |
Blacklist & jaringan blacklist
Penyewa bermasalah bisa ditandai blacklist beserta alasannya. Saat dipilih di booking berikutnya, peringatan muncul.
Pengaturan → Jaringan Blacklist — fitur opsional yang harus Anda aktifkan sendiri. Bila aktif, Anda bisa memeriksa apakah calon penyewa pernah ditandai bermasalah oleh rental lain di jaringan.
Yang dipertukarkan bukan nama atau NIK, melainkan sidik digital searah yang tak bisa dikembalikan jadi data asli. Rental lain tak pernah melihat identitas pelanggan Anda — hanya jawaban cocok atau tidak.
BAB 8Sopir
Sopir → Daftar sopir — data sopir, nomor SIM, dan masa berlakunya. SIM yang mendekati kedaluwarsa muncul di pengingat Dashboard.
Sopir → Gaji & Lembur — catat honor tugas, lembur, bonus, dan potongan. Rekap per sopir per bulan dihitung otomatis: honor + lembur + bonus − potongan.
BAB 9Insiden
Operasional → Insiden
Untuk kejadian di luar pemakaian normal: kecelakaan, lecet, mogok, ban, atau kehilangan.
- Pilih unit, dan booking terkait bila ada
- Pilih jenis insiden
- Tulis kronologi dan lokasi
- Unggah foto kerusakan
- Isi estimasi biaya
- Perbarui status — terbuka → proses → selesai, serta status klaim asuransi bila diajukan
BAB 10Laporan keuangan
Laporan bulanan
Keuangan → Laporan
Pemasukan, pengeluaran, dan profit untuk bulan berjalan. Di bawahnya: pengeluaran per kategori, dan profit per unit — yang menjawab pertanyaan paling menentukan dalam bisnis ini, yaitu unit mana yang sebenarnya menguntungkan.
Utilisasi armada
Keuangan → Utilisasi armada
Berapa persen waktu tiap unit benar-benar tersewa dalam sebulan. Unit dengan utilisasi rendah tapi biaya perawatan tinggi adalah calon pertama untuk dijual atau dialihkan.
BAB 11Bagi hasil unit titipan
Keuangan → Bagi hasil
Untuk unit milik orang lain yang dititipkan ke rental Anda. Perhitungannya dikelompokkan per pemilik, jadi saat waktunya menyetor, angkanya sudah siap tanpa perlu dihitung ulang.
- Daftarkan pemiliknya beserta nomor kontak
- Tandai unitnya sebagai titipan dan tentukan persentase bagi hasil untuk pemilik
- Buka Bagi hasil — pendapatan unit itu terhitung sendiri, lalu dibagi sesuai persentase
- Catat payout setelah Anda menyetor, supaya periode berikutnya tidak terhitung dobel
BAB 12Katalog & booking online
Pengaturan → Katalog & Booking Online
Halaman publik berisi armada Anda, bisa dibuka siapa saja tanpa akun. Tempel tautannya di bio Instagram atau status WhatsApp, dan calon penyewa memesan sendiri.
Menyalakannya
- Centang “Tampilkan katalog publik”
- Centang “Izinkan booking online” bila ingin pengunjung bisa langsung memesan, bukan sekadar melihat
- Atur uang muka — persentase atau nominal tetap
- Isi tarif sopir dan tentukan dasar penagihannya untuk sewa di bawah 24 jam: sehari penuh, atau per jam terpakai
- Isi rekening bank dan QRIS untuk instruksi pembayaran
- Pilih unit mana yang tampil di daftar bagian bawah
- Salin tautannya dan sebarkan
Ketika ada yang memesan
Pemesan mengisi nama dan nomor WhatsApp, lalu menerima kode booking dan instruksi pembayaran DP. Booking-nya masuk ke daftar Anda berstatus Menunggu DP dan ditandai berasal dari katalog.
Setelah bukti transfer masuk, catat pembayarannya seperti biasa dan status berubah menjadi Terkonfirmasi.
Bila DP tak masuk dalam batas waktu yang Anda tetapkan, booking otomatis dibatalkan dan jadwalnya dilepas. Ini mencegah unit terkunci oleh pemesan yang tak jadi bayar.
BAB 13Staf & hak akses
Pengaturan → Staff
Undang karyawan dengan alamat email mereka. Mereka masuk dengan cara yang sama seperti Anda — kode lewat email, tanpa kata sandi bersama.
Dengan akun terpisah, setiap serah terima dan pembayaran tercatat atas nama siapa yang mengerjakannya. Saat ada yang tak cocok, Anda tahu harus bertanya ke siapa — bukan menebak.
Pengaturan → Template WhatsApp — susun pesan siap kirim untuk pengingat pengembalian, penagihan, dan konfirmasi booking, supaya staf tak mengarang kalimat sendiri-sendiri.
BAB 14Langganan
Pengaturan → Langganan
Paket ditentukan oleh jumlah unit aktif Anda:
| Paket | Per bulan | Per tahun (hemat 20%) |
|---|---|---|
| 1–20 unit | Rp99.000 | Rp950.400 |
| 21–50 unit | Rp149.000 | Rp1.430.400 |
| 51–100 unit | Rp249.000 | Rp2.390.400 |
| di atas 100 unit | Hubungi kami | |
Dari web, pembayaran lewat transfer bank atau pembayaran otomatis. Dari aplikasi HP, lewat Google Play — perpanjangannya berjalan sendiri tanpa perlu mengunggah bukti.
BAB 15Aplikasi HP
Aplikasi Android memakai data yang sama persis. Yang paling terasa bedanya: kamera. Serah terima di lapangan jauh lebih enak dikerjakan dari HP — foto langsung dari kamera, tak perlu pindah berkas.
Yang bisa dikerjakan dari HP: booking, serah terima, armada, pelanggan, sopir, insiden, keuangan, dan pengaturan. Yang tetap di web: cetak kontrak dan ekspor laporan.
BAB 16Pertanyaan yang sering muncul
Unit saya tidak muncul di katalog
Tiga hal yang perlu dicek: unit sudah punya tarif untuk minimal satu paket, kapasitas penumpang sudah diisi, dan Tampil di katalog tercentang di pengaturan katalog.
Booking ditolak karena bentrok, padahal menurut saya kosong
Periksa jam, bukan hanya tanggal. Sewa yang selesai pukul 17.00 masih memakai unit itu sampai jam tersebut, jadi booking baru pukul 15.00 di hari yang sama tetap beririsan.
Denda tidak terhitung saat unit kembali
Aturan Denda belum diisi. Buka Pengaturan → Aturan Denda, tetapkan tarif dan masa toleransinya.
Saya salah catat pembayaran
Buka tagihannya, hapus baris pembayaran yang keliru, lalu catat ulang. Statusnya menyesuaikan sendiri.
Staf tidak menerima kode masuk
Minta mereka memeriksa folder spam. Pastikan juga alamat emailnya diketik benar di Pengaturan → Staff.
Bagaimana kalau saya berhenti berlangganan?
Data Anda tidak dihapus. Akses ke aplikasi ditutup sampai langganan diperpanjang, dan data bisa diminta kapan saja.